Por @viajealariqueza
El día de hoy quisiera hablarles de un tema que ha sido tratado muy escasamente en este blog: la productividad. Mencionaré algunos principios sobre los cuales yo mismo he reflexionado y otros que he sacado de listas de internet, pero que comprendo cabalmente. He aquí, mis 6 principios de la productividad.
1. Establece prioridades. Desde mis días en la universidad, uno de los principios que más he visto repetirse en muchas áreas de la vida es el “Principio de pareto”. Establece que el 80% de los efectos proviee del 20% de las causas. En este caso, me refiero a que el 20% de tus labores son especialemten prioritarias o lo suficientemente importantes para tus jefes inmediatos como para ponerlas en orden en la cima de tu lista de cosas por hacer.
En mi caso, por ejemplo, estoy encargado del control de calidad de la aplicación de recubrimientos en tanques de hidrocarburos (en otras palabras, pintarlos). En este caso, en lo que gana más dinero mi jefe por la aplicación de la pintura en sí (20% del tiempo total) que con el resto de las actividades metalmecánicas o de limpieza de superficie en el tanque. Es algo así como la instalación de acabados en una casa nueva, la cual se lleva gran parte del dinero, pero generalmente se hace en un menor tiempo. Por ello, es vital que la aplicación de recubrimiento se haga bien al primer intento. Así mismo, todos debemos identificar cuáles de nuestras labores afectan más nuestro desempeño a los ojos de nuestros superiores.
2. Haz que todos sepan. En el trabajo, es muy común que haya interrupciones que te distraen de tus labores, incluso aunque son bien intencionadas. Hace poco, por ejemplo, un camarada me contaba la historia de Freddy Mercury, acerca de sus logros en la música, etc., todo mientras yo lo miraba casi de espaldas porque me tenía que ir a hacer algo. Por supuesto, no quería ser descortés. Pero este tipo de cosas pasa tan frecuentemente que realmente afectan la productividad.
Esto es distinto de cuando le comunicas a tus compañeros que vas a estar ocupado. A partir de mañana, intenta decirles a tus compañeros que necesitas concentrarte en sacar adelante tus tareas prioritarias. Si lo haces día a día, verás cómo disminuyen paulatinamente las interrupciones. Además, tendrás el beneficio extra de tener cierta presión de grupo que te motivará a terminar tus labores.
3. Haz una lista. Desde el obrero más humilde hasta el gerente más encopetado, todos deberían tener un cuadernito dónde anotar las tareas del día, los recursos que necesita, los registros de cosas importantes y las ideas nuevas. Llevar un cuaderno de notas sirve para que no olvides las cosas importantes. Para mí, por ejemplo, analizar al final del día las cosas hechas y anotar las del día siguiente, me parece que me permite dormir más placenteramente, ya que mi cerebro “entiende” que están guardadas en otra parte. Un cuaderno de notas cuesta a lo sumo U$2, lo cual es una muy pequeña inversion por el beneficio tan grande que obtendrás.
4. Toma descansos productivos. Relativo a este tema, y coincidencialmente, el asesor de pinturas que nos visita en obra hace lo que llama “la hora del té”, que por supuesto se refiere a tomar té o café durante las mañanas y las tardes. Tal vez eso funciona para él (suelo bromear diciendo que me gustaría tener el mismo cargo que él, que solo trabaja en horas de la tarde, literalmente). Pero si estás siendo productivo, es contraproducente que te detengas a hacer este tipo de cosas. Más bien, haz cosas que tengas en tu lista, que demoren poco en terminarse y te saquen de la rutina, pero te mantengan en el estado mental apropiado. Cuando las finalices, táchalas de tu lista y luego de eso, sumérgete nuevamente en la labor más importante que estabas llevando a cabo. Por último, debo aclarar que este consejo no sirve de mucho si no seguiste el número 3.
5. Ponte objetivos y sigue trabajando continuamente. Este en realidad son dos principios. Primero, debes saber a dónde quiere ir para saber cómo llegar. Por eso debes ponerte metas. Pueden ser metas en términos de cantidad de una tarea (ejemplo: meter 100 registros en el computador) o en término de tiempo (ejemplo: meter la mayor cantidad de registros en una hora). Creo que es mejor el enfoque del tiempo, ya que te permite trabajar como si de una competencia se tratase; una en la cual tratas de superar tus propios récords. Segundo, trabaja continuamente. Recuerda, solo mediante el trabajo duro se logran las cosas importantes. Por eso, comprométete a trabajar desde que ingresas en la mañana hasta que sales en la tarde. A menos que necesites saber la hora, trata de no mirar nunca el reloj.
6. Usa a otros. Suena feo decirlo, pero si quieres realmente ser (y parecer) productivo, debes usar las habilidades de otros para mejorar tu propio desempeño. Ciertas tareas son mucho más rápidas, incluso en proporción, si las hacen más de una persona. Por supuesto, estaría mal que un jefe no agradeciera de distintas formas a sus subalternos por la ayuda que le prestan. Si la empresa no les da premios o reconocimiento, dáselos tú si puedes, no necesariamente en forma equivalente en costos, lógico. Trata de mencionarlos cada vez que obtengas un logro. De esa forma, estarán más que dispuestos a sacar tus proyectos adelante.
Cómo quisiera que se dijera de nuestros países latinoamericanos que son centros de alta productividad como se ha hecho con Japón y EU y la mayoría de países del norte de Europa. Es bastante difícil, pero si se aplican los principios correctos, se puede lograr.
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